第一章 总则

第一条 为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）以及《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T 9704-2012），结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校公文是学校在党政管理过程中实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作，坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 党政办公室是学校党政公文处理的管理机构，负责学校公文处理工作，并对学校各单位的公文处理工作进行指导督促。校内各单位要明确一名兼职人员具体负责本单位的日常公文处理工作。

第二章 公文种类

第五条 学校党政公文的种类有：

（一）决定。用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）公告。用于公开发布重要决定或者重大事件。

（三）通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。用于发布党政法规、决定任免干部、传达上级机关指示、转发上级机关和无隶属关系机关的公文、批转下级机关公文、发布要求下级机关办理和有关单位周知或执行的事项。

（六）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示。用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。用于答复下级机关的请示事项。

（十）函。用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要。用于记载、传达会议主要情况和议定事项。

（十二）规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

第三章 公文格式

第六条 公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

第七条 公文版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等内容。

（一）份号。公文印制份数的顺序号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。一般情况下可不使用份号，涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。秘密等级与保密期限并排用“★”隔开，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四）发文机关标志。由发文机关全称加“文件”二字组成，发文机关标志以醒目、美观、庄重为原则居中排布，使用64号方正小标宋简体字，颜色为红色。

上行文发文机关标志上边缘至版心上边缘为80mm，下行文和平行文发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标下空二行位置。发文字号用3号仿宋_GB2312字体，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份采用公元纪年全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），数字后加“号”字。平行文、下行文居中排布，上行文的发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。党委文件中间需加红五星。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。“签发人”用3号仿宋_GB2312字体，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体_GB2312字体，与发文字号处同一行居右。

第八条 公文主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等内容。

（一）标题。由发文机关全称或规范化简称、事由和文种组成。标题文字应力求准确简要，除法规规章名称加书名号、活动名称加双引号外，一般不用标点符号。编排于红色分隔线下空二行位置，用2号方正小标宋简体字，一行或多行居中排布。回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，整体排列使用梯形或菱形，段落间距一般为固定值35磅。

（二）主送机关。主要受理公文的机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格用3号仿宋_GB2312字体，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

（三）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。位于标题或主送机关名称下一行，用3号仿宋_GB2312字体，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体_GB2312字体、第三层和第四层用仿宋_GB2312字体标注。段落间距一般为单倍行距。

（四）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，应在正文下空一行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XXXXX”)，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（五）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称，用3号仿宋_GB2312字体置于正文下空一行、成文日期正上方。

（六）成文日期。署会议通过或者签发人签发的日期。位于发文机关署名下一行，成文日期数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)，右空四字编排。

（七）印章。除会议纪要外，公文应加盖发文机关印章，加盖印章采用下套印方式，端正、居中套压发文机关署名和成文日期。套压方式为印章上边缘距正文一行，下边缘套压成文日期。印章用红色，须与正文同处一面。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。

（八）附注。公文印发传达范围、联系人等需要说明的事项。如有附注，用3号仿宋_GB2312字体，居左空二字加圆括号标注在成文日期下一行。“请示”类公文应附注联系人和联系方式。

（九）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在左上角第一行。附件标题居中编排在第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

第九条 版记包括主送机关、抄送机关、印发机关和印发日期等。

（一）主送机关。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，一般用4号仿宋_GB2312字体，在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排。

（二）抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。如有抄送机关，应用4号仿宋_GB2312字体，位于印发机关和印发日期的上一行，左右各空一个字，如同时有主送机关和抄送机关，则在主送机关下一行。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（三）印发机关和印发日期。公文的送印部门和送印日期。用4号仿宋_GB2312字体，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)，后加“印发”二字。

第十条 页码是公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。空白页不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型，天头(上白边)为37mm±1mm，订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。正文一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，文字颜色一般为黑色。公文应采用双面印刷，左侧装订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm，无坏钉、漏钉、重钉。

第十二条 纪要采用特定格式。纪要标志由“郑州幼儿师范高等专科学校XX会议纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，其中“郑州幼儿师范高等专科学校”使用46号方正小标宋简体字，“会议纪要”使用50号华文新魏体字，发文字号由年份、发文顺序号组成，格式同正式公文。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋_GB2312字体标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条 学校党委、行政可以对内对外行文。除学校党政办公室以外，校内各单位一般不能直接对外正式行文。

第十五条 向上级机关行文，原则上主送一个上级机关，一文一事，不能一文数事，更不能在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办事项外，不得向上级机关负责人直接报送公文，不得以学校负责人名义向上级机关报送公文。

第五章 发文办理

第十六条 发文办理是指公文的制发过程，包括起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发等程序。

第十七条 主办部门在起草公文时应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，注意政策的纵向连续性和横向一致性。

（二）一切从实际出发，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，条理清晰，文字精练，文种正确，格式规范，篇幅力求简短。

（三）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，协办部门要积极配合，取得一致意见后方可行文。

（四）公文使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第十八条 学校各部门以学校名义发文，需由主办部门拟稿、部门负责人核稿签字后送学校党政办公室初审。初审的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确，行文方式是否妥当，内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，文种是否正确，格式是否规范。

第十九条 学校党政办公室初审合格，送党政办公室主任签署审核意见后，由主办部门呈送分管校领导会签、签发人（党委书记或校长）签发。党委公文由党委书记签发，行政公文由校长签发。签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期，不能使用铅笔。

第二十条 文稿经领导签发后方能生效，未经签发的文件不得印发。领导签发后的文件，不得再作改动，确需改动的，须经签发领导同意。

第二十一条 文稿签发后，主办部门应将纸质文稿、电子文稿及领导签署的发文签一并交党政办公室复核。复核合格后由党政办公室确定发文字号，安排登记、印制、盖章、存档。主办部门负责文件的校对、装订、分发和报送。

第六章 收文办理

第二十二条 收文办理是指对收到的公文进行办理的过程，包括签收、登记、初审、批办、传阅、承办、催办等程序。

（一）签收和登记。学校党政办公室安排专人负责校外来文的办理工作，对收到的公文逐件清点，做好签收、登记、填写收文处理签、传阅、归档等工作。

（二）初审和批办。校外来文由党政办公室主任或主任授权的副主任初审并签署拟办意见后呈校领导阅示，由校领导签批审阅意见。办理意见要明确具体，指出承办部门和人员，需要传阅的文件，须明确传阅对象和范围等。

（三）传阅。党政办公室根据领导批示和工作需要将公文及时安排传阅。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（四）承办。承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，确有困难的，应及时予以说明。

（五）催办。已由校领导批示的文件，学校党政办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

第七章 公文管理

第二十三条 公文由学校党政办公室专人统一管理，负责收发、审核、用印、归档和销毁。

第二十四条 公文办理完毕后，需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十五条 传递、管理涉密公文由学校机要部门负责，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。涉密公文处理按照学校机要工作条例相关内容执行。绝密级公文不得使用计算机、传真机、手机等传输。

第二十六条 翻印上级密级文件，须经校领导或党政办公室主任批准。翻印时应注明翻印的部门、日期、份数和印发范围，并加盖学校公章，视同原件管理。绝密级文件和注明不准翻印的文件，不得翻印。

第二十七条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第二十八条 公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十九条 专兼职文秘人员、机要人员调离工作岗位时，应将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附则

第三十条 本办法由学校党政办公室负责解释。

第三十一条 本办法自发布之日起施行。