学生档案是学生在校期间政治、思想、品德、学习等方面的真实记录，是关系到学生毕业、就业的重要材料，是学校学生管理的重要工作。为了规范学生档案管理，保证档案资料的齐全、完整和安全，为用人单位提供可靠依据，现结合我校实际制定本制度。

一、学生档案的建立

新生注册取得正式学籍资格后，学生处负责建立学生档案（含电子档案）。

二、学生档案内容的记载与要求

1.档案书写要规范，用黑色墨水的钢笔、水笔填写，最好用碳素墨水，不得使用纯蓝墨水或圆珠笔。

2.档案填写要真实，记载事项中内容要保持一致性。

3.成绩、考勤、奖惩等事项记载应准确、完整。

4.档案内容填写后，班主任、辅导员和档案管理员，要认真进行审核。

5.做到学生学籍档案内容的完整性(包括升学、转学、退学、休学等学生的学籍档案)。

6.毕业生档案使用照片应为毕业前的近期照片，不得使用以前年度的照片。

7.班主任、辅导员鉴定务必客观、真实地反映学生在德、智、体、美、劳等方面发展情况，填写时内容要客观、格式要正确、语句要通畅、文字要规范。

8.学生学籍档案工作是一件非常严肃的工作，一般情况下不得随意更改、涂抹，凡学籍档案记录事项更改均应由更改人签字和复核人签字并加盖印章。

三、学生档案的组成

学生档案包括新生录取档案、学籍档案、学业档案、组织档案四大部分。

1.新生录取档案由学校招生办公室负责提供。

2.学籍档案由学生处负责。包括学生学籍表、干部履历表、毕业生登记表、毕业生体检表、教师资格证办理材料、学生操行评价、学生奖惩情况、社会实践情况、毕业报到证存根等学生的相关材料。

3.学业档案由教务科负责。包括学生学业成绩和学生实习材料等。

4.学生组织档案分别由学校办公室和校团委负责。包括学生加入党团组织的各种材料。

四、学生档案的管理

1.学生档案由学生处统一负责收集、整理、完善，学生毕业时转交毕业生接收单位（如就业、人才交流中心、升学、参军等）。学校相关部门按要求做好配合，及时将有关档案材料交学生处。

2.档案交接时，应检查档案内容的完整性，且须办理档案交接详细清单，交接人签字，双方各存一份备查。

3.学籍表、毕业生登记表、学业成绩表，各一式两份，一份装入学生档案，一份由相关部门交学校档案室保存。

4.新生入学注册后的学籍表、毕业生登记表由学生处发放，班主任、辅导员负责填写，年级主任审查，学生处档案管理员负责审核归档。

5.学生学业成绩表、毕业生实习鉴定表由学校教务科负责发放、填写，收交整理后，毕业前夕及时按要求归档。

6.学生组织档案，分别由校办公室、校团委收集、整理、完善，毕业前夕及时按要求交到学生处。

7.毕业生档案内容要完整。主要包括入学档案材料、毕业生登记表、学生学籍表、学业成绩表、学生实习鉴定表、市级以上证书复印件、干部履历登记表、学生奖惩材料、学生党团档案材料、报到证、教师资格证申报材料、毕业生体检表等相关材料。

8.暂时没落实就业单位的毕业生，经本人与学校就业指导中心签订协议，其档案可由学校学生处保管。保管期限为两年(备查的一份除外)。

9.电子档案要按要求进行保存和备份，做好命名，统一保管。

10.学校同意退学的学生档案，经请示主管领导同意后按有关规定办理。

11.学生本人因种种原因造成档案遗失的，不再补办。

12.档案封面要保持整洁完好，书写规范，字迹工整。

五、档案的借阅、移交和寄送

1.借阅查档（含电子档案）必须持单位、科室证明，经主管科长同意。

2.领取档案必须持本人毕业证书、身份证，经验证无误按要求登记签字后方可办理。

3.用人单位调档必须有用人单位调档函件，档案管理人员认真登记后方可发出学生档案，并保存好相关调档函件。

4.委托他人领取档案，必须持委托人的毕业证书和有委托人签发的书面委托书及领取人身份证，按要求登记后领取。特殊情况经主管科长同意方可领取。

5.移交、寄送档案时，必须办理相关审查、验收、签字手续。

六、档案管理要求

1.档案室要符合防火、安全、保密等要求，并有明显标识。

2.档案室日常要做好防尘、防潮、防鼠、防虫蛀、防干燥等工作。

3.档案编排要科学有序，按年级、班级摆放，便于查找和管理。

4.档案管理人员要按归档要求，对未归档的材料及时催收，对破损材料尽力粘贴修补，以保证所有档案材料完整、齐全。

5.档案柜架及柜内档案要统一编号并编制检索索引，方便日常利用和科学管理。

6.档案室门、柜钥匙由档案管理员管理，不得随意乱放或借给他人。人员变更时，要办理严格的交接手续。

七、档案管理的责任与义务

1.档案管理人员要忠于职守，坚持原则，遵守保密规定，不断提高档案管理专业知识和业务能力。

2.因没有尽责或失职等原因造成档案遗失、损坏的，追究相关责任人的责任。

八、其它未尽事宜，如需办理的经同意后予以办理。